Nestíhám! Pokud i vy tuto mantru vyslovujete častěji, než byste chtěli a toužíte po v klidu vypitém kafi, projížďce na kole nebo čtení a povídání si s dětmi, tyto tipy vám pomohou získat půl hodiny denně navíc.
Nakreslete si seznam
Nic nového pod sluncem, spousta lidí se bez nich ale nikam nepohne. Až si budete psát svůj denní plán příště, přiřaďte jednotlivým úkolům i odhad času, který vám zaberou. Ještě více vám pomůže, když si úkoly zakreslíte jako bloky času na úsečku, která představuje váš pracovní den. Nebo si je můžete podobně zakreslit do kalendáře. Získáte tak realističtější představu o tom, co všechno můžete za jeden den zvládnout a na konci dne nebudete při pohledu na seznam neodškrtnutých položek trpět frustrací, že jste zase nic nestihli.
Prostě začněte. Teď
Pamatujete si, jak jste před státnicemi nebo maturitou měli ten nejuklizenější pokoj? Než abychom se pustili do nového a komplexního projektu, věnujeme se raději známým, ale nepodstatným činnostem. Pokud se do pasti chorobného odkládání pravidelně chytáte i vy, začněte tím, že si úkol rozdělíte na menší části. A pak jednotlivé položky na seznamu začněte jeden po druhém plnit.
» Konec prokrastinace: videokurz Petra Ludwiga
Vyzkoušejte techniku pomodoro
Řídit produktivitu zvládnete i bez tuctu aplikací a návodů. Stačí vám kuchyňská minutka (nebo jakékoliv stopky). Technika pomodoro, pojmenovaná právě podle kuchyňského odpočítávání, po vás nechce nic jiného, než abyste se 25 minut v kuse věnovali jedné činnosti. Pak si dejte 5 minut pauzu (uvařte si čaj nebo se protáhněte). Dalších 25 minut pokračujte v původním úkolu nebo začněte nový. Po zhruba dvou hodinách si dejte 15minutovou pauzu.
Soustřeďte se na jednu důležitou věc
Naplánujte si maximálně tři čtvrtiny pracovního dne. Každý den vás potká plno „drobnosti”, kterým se musíte věnovat: tu vytvořit nebo schválit objednávku, tam zažádat o dovolenou, vyřešit „urgentní” e-mail nebo si poradit se stávkující technikou. Na začátku dne si proto stanovte jen jednu důležitou věc, kterou chcete dokončit. Pokud vám na konci dne zbude čas, můžete time management vyučovat. Nejspíš se ale stane, že se zbývající čas zaplní jakoby sám.
Kašlete na dokonalost a detaily
Smiřte se s tím, že věci nikdy nedopadnou úplně podle vašich představ. „Pucování” úkolu do zdánlivé dokonalosti vám jen zabere čas, který většinou nikdo neocení. Pamatujte, že v byznysu se víc cení odevzdané než dokonalé (ale nedokončené nebo odevzdané) projekty. Pokud s dokonalostí bojujete, stanovte si k jednotlivým úkolům maximální čas, který jim budete věnovat. A pak z něj neslevte.
Hraje se na výsledky, ne dokončené úkoly
Přepočítejte svůj čas na peníze. Pokud byste někomu platili třeba 500 Kč za hodinu, co byste za takovou částku chtěli? Zamyslete se, která vaše činnost přináší firmě nejvíc peněz, přináší největší změnu nebo vliv. Takové práci se pak věnujte jako první. Naopak činnosti, které vás od takové práce odvádějí a rychle a levněji, než vy je zvládne hravě někdo jiný, delegujte nebo outsourcujte. Jinak budete mít možná plno dokončených úkolů, ale žádné pořádné výsledky.
Naučte se říkat ne meetingům
O svůj čas se mnohdy připravujeme sami tím, že kývneme na každou pozvánku, která nám přistane v kalendáři. V zasedačce pak v duchu mlátíme hlavou o stůl a na konci odcházíme s pocitem dalšího zbytečného meetingu. Přitom mnohdy stačí málo – pozvánku odmítnout nebo poprosit o více detailů, než na meeting kývnete. Chtějte vědět, co přesně se bude probírat a jaká příprava se od vás vyžaduje. Zjistíte tak třeba, že za vás stačí poslat data e-mailem, že stačí se připojit na chvíli nebo že nejste ta pravá hlava, která může rozhodnout.
Vypněte sociální sítě a notifikace
Pokud pracujete v zákaznické péči, nebo vás sociální sítě živí, tahle rada asi nebude pro vás. Jinak ale doporučujeme, vypnout upozornění na nové e-maily, chaty a podobné záležitosti, které na vás každou chvíli zasvítí z rohu obrazovky nebo na displeji telefonu. I když na ně neodpovíte hned, přece jen vás vytrhnou z práce a váš mozek pak musí znovu nabíhat do původního úkolu. Pomoct vám mohou také rozšíření, která si nainstalujete do svého prohlížeče a které vás „odstaví” od jakékoliv webové stránky, na které zpravidla trávíte větší než malé množství času. Pro Google Chrome třeba rozšíření Stay Focused, pro Firefox například LeechBlock.
» Podívejte se na nabídky firem ve vašem oboru
Lenka Mydlová
